Jira i BigPicture: Savršena kombinacija za upravljanje resursima

Naš tim često dobiva pitanja o mogućnostima upravljanja resursima (resource management) unutar Atlassian paketa i Jira platforme. Jira nema ugrađene funkcionalnosti za upravljanje resursima, osim praćenja vremena i procjene zadataka. Iako to nekima može biti dovoljno, onima koji žele vidjeti opterećenje i preostali kapacitet za svaki resurs ili zaposlenika, ove značajke neće biti dovoljne. Zato koristimo BigPicture, plugin dizajniran kao alat za upravljanje projektima i portfeljima.

Što je BigPicture plugin?

BigPicture je jedan od najmoćnijih pluginova za Atlassian Jiru, osmišljen kako bi unaprijedio i olakšao upravljanje resursima unutar projekata. Koristeći BigPicture, korisnici Jire mogu efikasno planirati, pratiti i analizirati sve aspekte svojih projekata, od vremena i resursa do zadataka i ciljeva. Integracija BigPicturea s Jirom omogućava organizacijama da koriste sve prednosti agilnog upravljanja projektima, dok istovremeno osigurava precizno praćenje resursa i povećava ukupnu produktivnost tima.

BigPicture se izdvaja po svojoj sposobnosti da centralizira sve podatke vezane za projekte u jedinstven, pregledan interface, čime olakšava donošenje informiranih odluka. Bilo da se radi o rasporedu zadataka, alokaciji resursa ili analizi performansi, BigPicture nudi sveobuhvatne alate koji podržavaju svakodnevne operacije i dugoročne strateške planove. Sa BigPictureom, Jira postaje još moćniji alat za projektno upravljanje, koji omogućava timovima da ostvare svoje ciljeve efikasnije i efektivnije.

Koje preduvjete iziskuje Jira?

Kada govorimo o upravljanju resursima, postoje dvije ‘strane’ koje treba konfigurirati, održavati i pratiti. Prva su izvorne Jira funkcije i polja. Da biste koristili upravljanje resursima, unutar svakog Jira zadatka trebate postaviti sljedeće:

• Vrijednost procjene vremena (Original estimate),
• Početni i završni datumi,
• Osoba kojoj je zadatak dodijeljen.

Procjena se obično prati putem polja “Original estimate” i predstavlja predviđeno vrijeme potrebno za dovršetak zadatka. Polja s datumima predstavljaju kada zadatak započinje i kada bi trebao biti dovršen. Konačno, svaki zadatak treba biti dodijeljen jednoj osobi. Vrijednost osobe kojoj je zadatak dodijeljen ne mora biti određena mnogo prije početka zadatka, i može se dodijeliti kasnije, ovisno o dostupnosti resursa.

Dodavanje resursa i njihovo dodjeljivanje planovima radnog opterećenja

Prije nego što počnete konfigurirati prikaze, trebate dodati resurse u BigPicture. Resursi su korisnici za koje trebate odrediti plan opterećenja i godišnjeg odmora. Plan opterećenja koristi se za definiranje točnog radnog vremena (npr. od ponedjeljka do petka od 8.00 do 16.00 sati), a planovi godišnjih odmora omogućuju definiranje neradnih dana. Možete imati više različitih planova radnog opterećenja i godišnjih odmora na vašoj lokaciji.

Praćenje resursa na razini projekta i na razini cijele tvrtke

Zahtjevi za upravljanje resursima variraju i temelje se na perspektivi menadžera koji treba vidjeti ‘širu sliku’ i rasporediti resurse kroz određeni projekt ili tim. Tako, primjerice, projektni menadžer može trebati pratiti određeni projekt i dodijeliti zadatke članovima projekta prema njihovoj dostupnosti. Također, voditelj tima može zatrebati pratiti svoje članove tima i vidjeti njihov kapacitet čak i ako rade na više različitih projekata istovremeno.

Da biste postavili ove ‘prikaze’ u BigPicture, trebate početi s kreiranjem dva (ili više) zasebnih boxova. Boxovi su zapravo ‘kontejneri’ i prikazuju specificirani opseg zadataka – na primjer, jedan box može prikazivati zadatke iz samo jednog projekta, ili može prikazivati sve zadatke gdje su članovi određene grupe dodijeljeni. Opseg se obično definira prilikom kreiranja boxa, ali se može postaviti ili promijeniti i kasnije.

Unutar svakog boxa možete omogućiti ili onemogućiti specifične module. Moduli su različiti prikazi i funkcionalnosti unutar alata, kao što su Gantt, Objectives, Calendar, itd. Što se tiče upravljanja resursima, fokusirat ćemo se na dva osnovna modula – “Timovi” i “Resursi”.

U modulu “Timovi” možete kreirati ili dodijeliti timove, i za svaki dodani tim možete dodati korisnike, postaviti njihov početni datum i odrediti njihovu dostupnost (u postocima). Ova vrijednost dostupnosti uzima u obzir plan opterećenja korisnika, i uzima određeni postotak od svakog radnog dana kao njihov ukupni kapacitet za svaki dan. Na primjer, ako korisnik radi 8 sati svaki dan, od ponedjeljka do petka, i postavite njegovu dostupnost na 50 (%), to znači da je kapacitet korisnika 4 sata svaki dan unutar tog BigPicture plana.

Nakon postavljanja timova i članova tima, možete se prebaciti na modul Resursi, koji može izgledati zastrašujuće na prvi pogled. Po defaultu, bit će puno boja i brojeva ‘u zraku’. Sve se to može omogućiti/ onemogućiti prema preferencijama korisnika. Tako, na primjer, možete postaviti tromjesečno razdoblje i postaviti mjesečnu agregaciju. Ili možete pregledavati resurse na temelju mjesečnog razdoblja i dnevne agregacije.

 

Boje i brojevi predstavljaju opterećenje korisnika, preostali kapacitet i (ukupni) kapacitet po odabranom vremenskom razdoblju. U osnovi, ako je crveno, resurs je preopterećen, a ako je zeleno, resurs se može dodijeliti dodatnim zadacima. Većina ovih vizualizacija može se konfigurirati, uključujući bojanje odabranih vremenskih razdoblja.

Ako voditelj tima ili odjela želi pratiti svoje članove tima, može stvoriti zaseban box za tu specifičnu svrhu. Organiziranjem korisnika u Atlassian grupe koje zapravo predstavljaju timove, možete kreirati filtre koji prikazuju zadatke dodijeljene samo članovima određene grupe/tima. Kada imate filter, postavite opseg BigPicture boxa na taj filter. Sada ćete imati zadatke dodijeljene članovima grupe/tima i moći ćete pratiti kapacitet tima čak i ako korisnici rade na više projekata.

I voila! Sada vaši projektni menadžeri i voditelji timova mogu pratiti i upravljati svojim resursima kroz vašu organizaciju.

Dodatno, ako želite proširiti procese i premjestiti ih na razinu planiranja i praćenja na razini poduzeća, možda ćete htjeti pogledati Jira Align – rješenje za Enterprise Agile Planning za skaliranje agilnih praksi.

Jira i BigPicture zaljubljeni par!

BigPicture je neophodan alat za sve timove koji koriste Jiru i žele efikasno upravljati resursima. Iako Jira sama po sebi nudi osnovne funkcionalnosti za praćenje vremena i zadataka, BigPicture nadopunjuje ove mogućnosti omogućujući detaljno planiranje, praćenje i analizu resursa. Ovaj plugin centralizira sve podatke o projektima, olakšavajući donošenje informiranih odluka i optimizirajući produktivnost tima.

Kombinacijom Jira platforme i BigPicture dodatka, organizacije mogu iskoristiti prednosti agilnog upravljanja projektima dok precizno prate raspoložive resurse. BigPicture omogućava menadžerima i timovima da efikasno upravljaju radnim opterećenjem, planovima odmora, i kapacitetom resursa, čime osigurava da su svi zadaci izvedeni na vrijeme i u okviru raspoloživih resursa.

Na ovaj način, Jira i BigPicture predstavljaju savršenu kombinaciju za svako poduzeće koje želi optimizirati upravljanje resursima i postići veću efikasnost u radu.

Također, ako vam se ovaj blog svidio, obavezno proučite kako funkcionira sinkronizacija issuea između dviju Jira cloud instanci. Za bilo kakva dodatna pitanja, javite nam se, a naši certificirani Atlassian konzultanti riješiti će sva vaša pitanja i nedoumice!