Maksimalizirajte produktivnost svog tima uz postavljanje specifičnih pravila za Jira Software automatizaciju

 

Danas je teško i zamisliti da softveri koje koristimo svakodnevno, poput e-mail servisa, raznoraznih CRM-ova, ali i društvenih mreža, nemaju barem neke osnovne alate za postavljanje automatizacije. Sve su popularnije i platforme poput Zapiera koje automatiziraju procese unutar različitih third-party aplikacija, neovisno jesu li napravljene od strane iste kompanije. No, kada govorimo o Jira Softwareu, Zapier i ostale platforme tog tipa nisu potrebne. Jira ima odlično razrađen vlastiti sustav automatizacije i jedna je od značajki koje timovi najčešće koriste kako bi uštedili vrijeme na repetitivnim i često dosadnim zadacima.

Automatizacija kroz Jira Software

Automatizacija u Jiri funkcionira kao i većina softverskih automatizacija danas. Temelji se na unaprijed postavljenim pravilima koja izvršavaju radnje na temelju određenih triggera i uvjeta. Baš kao i sve ostale automatizacije, ove u Jiri mogu vama i vašem timu značajno uštedjeti vrijeme, smanjiti greške i osigurati da vaši radni procesi teku glatko i besprijekorno. Često se koristi kako bi se izbjegla potreba za ljudskom intervencijom u repetitivnim zadacima poput dodjeljivanja zadataka, slanja obavijesti ili automatskog ažuriranja statusa zadatka​.

Bez potrebe za kodiranjem

Velika prednost Jira automatizacije je ta što ne zahtijeva nikakvo znanje kodiranja. Uz jednostavan alat za izradu pravila bez kodiranja, bilo tko može kreirati pravila automatizacije odabirom iz niza predložaka i konfiguriranjem istih u nekoliko klikova. To ju čini pogodnom za sve članove tima, bez obzira na njihovu tehničku stručnost​.

Od kuda krenuti?

Za početak, navigirajte do “Postavke projekta” u svom Jira projektu i odaberite “Automatizacija”. Ovdje možete kreirati i upravljati pravilima automatizacije. Svako pravilo sastoji se od tri komponente: triggeri (događaji koji pokreću pravilo), uvjeti (kriteriji koji moraju biti ispunjeni) i radnje (zadaci koji se izvršavaju kada su uvjeti ispunjeni)​.

Primjer: Kreiranje jednostavnog pravila automatizacije

1. Trigger (okidač): Kada je zadatak kreiran.
2. Condition (uvjet): Ako je tip zadatka “Bug”.
3. Action (radnja): Dodijeli zadatak “QA timu”.

Kako Jira automatizacija izgleda u praksi?

Scenarij 1: Automatsko dodjeljivanje zadataka

Automatski dodijelite zadatke članovima tima na temelju specifičnih kriterija, kao što su tip zadatka ili komponenta projekta.

Koraci:

1. Kreirajte novo pravilo.
2. Postavite trigger na “Issue created“.
3. Dodajte uvjet za provjeru tipa zadatka
4. Definirajte radnju za dodjeljivanje zadatka određenom korisniku​.

 

 

Scenarij 2: Automatsko ažuriranje statusa

Automatski mijenjajte status zadataka na temelju određenih uvjeta, primjerice kada je podzadatak dovršen.

Koraci:

1. Trigger: “Issue transitioned to Done“.
2. Uvjet: provjeriti je li tip zadatka “Sub-task”.
3. Radnja: ažurirajte status nadređenog zadatka u “In Progress“.

 

 

Scenarij 3: Slanje obavijesti

Informirajte dionike slanjem automatiziranih obavijesti za ključne događaje.

Koraci:

1. Trigger: “Issue transitioned to status Done“.
2. Radnja: Pošaljite email obavijest dionicima​.

 

 

Korištenje pametnih vrijednosti za dinamične automatizacije

Za kompleksnije Jira automatizacije koristimo smart values ili pametne vrijednosti, a one čine vaše automatizacije dinamičnijima i fleksibilnijima. To su zapravo varijable koje dinamično pristupaju i manipuliraju podacima unutar vaših Jira zadataka. Mogu se koristiti za povlačenje specifičnih informacija iz zadataka, poput imena prijavitelja, sažetka zadatka ili vrijednosti prilagođenih polja, te za integriranje tih podataka u radnje kao što su obavijesti, komentari i drugo​​.

Uloga pametnih vrijednosti u naprednim automatizacijama

Pametne vrijednosti značajno povećavaju mogućnosti Jira automatizacija omogućujući kreiranje personaliziranih i kontekstualno svjesnih pravila. Na primjer, korištenjem {{issue.reporter.displayName}} umetnut ćete ime prijavitelja u obavijest, čineći je specifičnom za osobu koja je prijavila zadatak.

Primjer:

Automatizirajte komentar na zadatku kada se prebaci u “In progress“:

1. Trigger: “Issue transitioned to status Done“.
2. Radnja: Dodajte komentar: “Bok {{issue.reporter.displayName}}, vaš zadatak je sada u tijeku”​​.

 

Integracija s drugim Atlassian i third-party alatima

Integracija Jira automatizacija s ostalim Atlassian alatima i alatima treće strane kao što su Slack, Microsoft Teams, Confluence i drugi može značajno proširiti funkcionalnosti vaših radnih procesa, poboljšati učinkovitost i rasteretiti vas repetitivnih zadataka te tako usredotočiti vaš tim na kompleksnije zadatke. Evo kako to funkcionira u praksi:

Primjer: Integracija sa Slackom

Jedan od najčešćih primjera je integracija Jire sa Slackom. Ona omogućuje automatsko slanje obavijesti u Slack kanale kada dođe do promjena u Jira zadacima, a to možete postaviti na ovaj način:

1. Kreiranje pravila u Jiri:
   • Trigger: Definirajte trigger koji će aktivirati pravilo. Na primjer, trigger može biti kada je zadatak ažuriran (Issue updated).
   • Uvjet: Ako je potrebno, možete dodati uvjet. Na primjer, provjerite je li status zadatka promijenjen u “U tijeku”.
   • Radnja: Dodajte radnju koja će poslati obavijest u Slack. Ovo možete postaviti tako da koristite webhook URL Slack kanala gdje želite da obavijest bude poslana.
2. Postavljanje webhooka u Slacku:
   • Idite na postavke svog Slack radnog prostora i kreirajte novi webhook.
   • Kopirajte URL webhooka koji će se koristiti u Jira pravilu.
3. Konfiguriranje pravila:
   • U Jira pravilima, pod radnjom odaberite opciju za slanje HTTP zahtjeva.
   • Unesite Slack webhook URL i konfigurirajte poruku koja će biti poslana. Na primjer:

https://hooks.slack.com/services/T00000000/B00000000/XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

{ “text”: “Zadatak {{issue.key}} je ažuriran. Novi status: {{issue.status.name}}.” }

1. • Spremite pravilo i testirajte ga kako biste osigurali da radi ispravno.

Prednosti integracije

• Poboljšana komunikacija: Automatske obavijesti u Slacku omogućuju timu da bude odmah obaviješten o promjenama, što smanjuje kašnjenja i povećava transparentnost.
• Centralizacija informacija: Integracija pomaže u centraliziranju informacija na jednoj platformi, olakšavajući praćenje zadataka i njihovo stanje bez potrebe za stalnim prebacivanjem između alata.
• Povećana produktivnost: Smanjenje ručnog unosa podataka i automatske obavijesti štede vrijeme i omogućuju timovima da se fokusiraju na bitnije zadatke.

Sigurnost i usklađenost

Osiguravanje sigurnosti i usklađenosti pri korištenju Jira automatizacija ključno je za zaštitu osjetljivih podataka i održavanje integriteta sustava. Evo kako to možete postići:

Upravljanje pristupom

Važno je osigurati da samo ovlašteni korisnici mogu kreirati i upravljati pravilima automatizacije. To se postiže postavljanjem odgovarajućih dozvola i upravljanjem pristupom unutar Jira sustava. Osiguravanje odgovarajuće razine pristupa pomaže u zaštiti osjetljivih podataka i održavanju integriteta sustava.

1. Postavljanje dozvola:
   • U Jira sustavu, pristupite administracijskim postavkama.
   • Navigirajte do sekcije za upravljanje dozvolama (eng. User management).
   • Dodijelite specifične dozvole korisnicima ili grupama koje trebaju imati pristup kreiranju i upravljanju automatizacijama. Na primjer, samo administratori projekata ili globalni administratori mogu imati dozvole za upravljanje pravilima automatizacije.

 

 

1. Kreiranje specifičnih uloga:
   • Kreirajte specifične uloge unutar Jira koje imaju određene dozvole.
   • Dodijelite ove uloge korisnicima kako bi imali pristup samo onim funkcionalnostima koje su im potrebne za njihov rad, bez nepotrebnog pristupa osjetljivim područjima sustava.

 

1. Redoviti pregled dozvola:
   • Redovito pregledavajte i ažurirajte dozvole kako bi se osiguralo da samo potrebni korisnici imaju pristup.
   • Uklonite pristup korisnicima koji više nisu dio projekta ili tima kako bi se smanjio sigurnosni rizik.

Najvažniji savjeti vezani uz automatizaciju

• Dizajnirajte učinkovita pravila: Osigurajte da vaša pravila adresiraju specifične potrebe bez preklapanja​​.
• Testirajte prije implementacije: Validirajte pravila u testnom okruženju kako biste izbjegli prekide.
• Održavajte pravila: Redovito pregledavajte i ažurirajte pravila kako bi ostala relevantna

Automatizacija = bolja organizacija i više vremena

Automatizacije u Jiri su izrazito koristan način za poboljšanje vaših radnih procesa u upravljanju projektima. Počevši s jednostavnim pravilima i postupno istražujući napredne scenarije, možete postići značajna poboljšanja u produktivnosti vašeg tima. Činjenica da vam ne treba nikakvo znanje kodiranja čini ju dostupnom svim članovima organizacije, omogućujući svakome da jednostavno kreira učinkovita pravila i ishode. Bilo da automatski dodjeljujete zadatke, ažurirate statuse ili šaljete obavijesti, Jira pruža alate i fleksibilnost potrebnu za učinkovitu automatizaciju čime će vaš tim biti organiziraniji, a i imati više vremena za fokusiranje na kompleksnije zadatke.