Kako je Erste unaprijedio upravljanje projektima uz Jira Cloud

Erste banka je godinama upravljala radom i projektima kroz kombinaciju Azure Boardsa i CA PPM-a, koristeći ih kroz različite odjele i timove. S vremenom su se pokazala tipična ograničenja takvog “dvostrukog” setupa. Vidljivost je bila fragmentirana, suradnja među timovima otežana, a promjene procesa i izvještavanja spore i skupe za održavanje. Uz to, rast broja timova i vanjskih partnera dodatno je naglasio potrebu za fleksibilnijim sustavom koji se može standardizirati, ali i skalirati.

Cilj projekta zato nije bio samo “preseliti tickete”, nego postaviti jedinstveno cloud okruženje koje će ujediniti rad, portfolio i izvještavanje uz standardizirano praćenje vremena i moderniji pristup. Erste je želio pojednostaviti alate koje timovi koriste, dobiti jasniju sliku portfelja, standardizirati time tracking i reporting te modernizirati upravljanje korisnicima kroz cloud integracije.

Kako je Erste vratio kontrolu nad projektima uz Jira Cloud

Zašto Azure i CA PPM više nisu bili dobar setup

U praksi, najveći izazov je bila činjenica da se rad odvijao kroz alate koji nisu jednako dobro podržavali potrebu za preglednošću portfelja, standardiziranim izvještavanjem i suradnjom kroz više organizacijskih jedinica. Erste je tražio rješenje koje će istovremeno:

  • smanjiti broj alata i prebacivanje konteksta

  • povećati vidljivost portfelja (PMO + timovi)

  • standardizirati praćenje vremena i izvještavanje

  • modernizirati IAM (Entra ID + lokalni AD)

Prelazak na Atlassian Cloud i redizajn procesa, automatizacije te integracije

Rješenje je obuhvatilo migraciju core sustava za work management i project/portfolio management s Azure Boards i CA PPM-a na Atlassian Cloud, odnosno Jiru, Confluence i Atlassian Guard, uz implementaciju ključnih integracija i standardizaciju procesa. Projekt nije bio čisti “lift & shift”. Paralelno s migracijom radili smo redizajn procesa (ideje, portfelj i hijerarhija i način rada), uveli automatizacije za novi način rada te postavili enterprise identitet i pristup.

Dodatno, implementirane su integracije putem REST API-ja prema data warehouseu (DWH) i Power BI-ju, kako bi reporting bio pouzdan, automatiziran i spreman za šire potrebe banke.

Kako smo to isporučili

Da bi prelazak s Azure Boards i CA PPM-a na Jira Cloud bio više od “migracije ticketa”, projekt smo vodili kao kombinaciju tehnološke tranzicije i redizajna načina rada. Umjesto da sve rješavamo odjednom, išli smo po jasnoj logici. Najprije postaviti preduvjete za enterprise okruženje, zatim ujednačiti strukturu i procese, pa tek onda kontrolirano prebaciti podatke i osigurati da korisnici novi sustav stvarno usvoje.

Temelji: identitet i pristup (IAM)

Krenuli smo od onoga što se u velikim sustavima najbrže osjeti kada nije dobro postavljeno – upravljanja identitetom i pristupom. Integracijom s Entra ID-om i lokalnim Active Directoryjem omogućili smo da se korisnici, grupe i prava vode centralno i skalabilno, uz manje ručnih administrativnih koraka. Time je Atlassian Cloud okruženje od starta postavljeno kao stabilna i upravljiva platforma, spremna za rast broja timova i korisnika.

Standardizacija: struktura rada i portfeljni procesi

Kad su temelji bili na mjestu, fokus se prirodno prebacio na to kako će se u sustavu raditi svakodnevno. Uveli smo jedinstvenu hijerarhiju rada u Jiri (Project > Deliverable > Epic > Story > Sub-task) kako bi praćenje bilo usporedivo među timovima, a PMO i stakeholderi su dobili konzistentan pregled napretka. Na to su se nadovezali procesi za idea i portfolio management – od unosa ideja kroz forme, preko jasnih tokova pretvaranja ideje u isporučivi rad, do stage-gate logike i portfeljnog praćenja kroz Jira Plans.

Hijerarhija rada u Jiri Project > Deliverable > Epic > Story > Sub-task

Migracija i adopcija: kontrolirano prebacivanje, automatizacija i edukacija

Kad su standardi bili definirani, migraciju smo mogli odraditi brže i sigurnije bez “seljenja nereda” u novo okruženje. Proces je vođen fazno i kontrolirano, uz fokus na kvalitetu podataka i minimalan poremećaj poslovanja.

U Jiru smo prebacili 35.000+ entiteta iz Azure Boardsa i CA PPM-a, uključujući komentare i priloge. Migraciju smo odradili bez dodatnih migracijskih Marketplace aplikacija, što nam je dalo veću kontrolu i smanjilo ovisnosti o vanjskim rješenjima.

Paralelno smo postavili integracije prema DWH-u i Power BI-ju putem Jira i Tempo REST API-ja, kako bi reporting bio stabilan i upotrebljiv od prvog dana. Novi način rada dodatno smo ubrzali kroz template projekte za standardizirani onboarding te 60+ automatizacija za nove procese.

Da bi adopcija prošla bezbolno, edukaciju smo vodili kontinuirano. Izradili smo 150+ Loom videa i dokumentaciju koja korisnicima daje podršku točno onda kad im treba, dok se promjena događa.

Najveći izazovi

Kod ovakvih projekata ključ je držati pod kontrolom tri stvari koje najčešće stvaraju probleme nakon go-livea:

  • Podaci: konzistentnost i integritet tijekom migracije iz više sustava

  • Usvajanje: prihvaćanje standarda kroz timove s različitim navikama

  • Integracije: upravljanje identitetima i kontrola pristupa uz konzistentno izvještavanje (Entra ID, DWH, Power BI)

Jira Cloud kao jedinstvena platforma za rad i portfelj

Projekt je isporučio ujedinjeno Jira Cloud okruženje koje povezuje timove, portfelj i izvještavanje, uz enterprise-ready sustav i standardiziran način rada. U kratkom vremenu implementiran je novi model rada i migrirani su ključni podaci, uz paralelnu edukaciju koja je ubrzala adopciju.

U brojkama (najvažnije):

  • Trajanje implementacije: 4 mjeseca

  • Tim: 4 Koios konzultanta (prosječno 2,5 FTE)

  • Korisnici: ~800 migrirano (ukupno ~1000 Jira korisnika)

  • Migracija: 35.000+ entiteta (s komentarima i prilozima)

  • Automatizacija: 40+ (za nove procese)

  • Edukacija: 150+ Loom videa

Što to znači za Erste?

Ukratko, Erste nije dobio samo zamjenu alata, već standardiziran i transparentan sustav koji se može skalirati kroz odjele, tribeove, squadove i vendore.

Ključni benefiti za Erste:

  • Jedinstvena platforma za work i portfolio management

  • Bolja vidljivost portfelja i konzistentniji uvid u status inicijativa za PMO i stakeholdere

  • Standardizirano praćenje vremena i reporting kao dio svakodnevnog rada

  • Enterprise-ready identitet i pristup uz manje ručne administracije

  • Brža suradnja i jasniji handover kroz Jiru i Confluence, uz snažniju dokumentacijsku bazu

  • Manje tehničkog duga kroz standarde, automatizacije i template spaceove

Jira Cloud je za Erste postala platforma koja rasterećuje organizaciju, standardizira način rada i daje bolju osnovu za buduće promjene.